近年、多くの企業が新入社員への教育を目的とした研修を実施しています。
新入社員研修を行うことは、社会人としてのビジネススキルや業務の基礎知識を習得できるだけでなく、新入社員のモチベーションアップにも繋がります。
また、入社後の会社への定着率を上げる効果もあるため「労働力不足」や「若手社員の離職問題」に悩まされている企業は積極的に取り入れると良いでしょう。
本記事では、新入社員研修について以下の内容を解説します。
- 新入社員教育担当者の心得・大切なこと
- 新入社員を教育する際の流れ・ステップ
- 新入社員への教育のポイントと注意点
- 新入社員教育で抱えがちな課題と解決策
新入社員研修の実施を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
新入社員教育担当者の心得・大切なこと
まずは、教育担当者としての心得や大切にすべきことを解説します。
- 新入社員の個性を尊重する
- 積極的に交流する
- 厳しさと優しさのメリハリをつける
- 自分も成長する機会だと捉える
新入社員を教育する際は、様々なポイントに気を付けなければなりません。
ポイントを押さえ企業や社会に貢献する人材へと成長させることで、優秀な人材を確保できるだけでなく、会社の業績アップも目指せるでしょう。
新入社員の個性を尊重する
新入社員は1人ひとり異なる個性や能力を持っています。
教育を行う上でそれぞれの違いを認め、個性を尊重し、個人の能力を伸ばせるように指導することが大切です。
例えば、新入社員の中には、同じ業務であっても1回で理解できる人とそうでない人がいます。
そんな時に「〇〇さんはもう理解できているよ」「私が新人の頃はすぐにできた」など、同期や自分と比較して指導するのはやめましょう。
他者と比較されることでモチベーションが下がるだけでなく、自信の喪失にも繋がりかねません。
「知識の習得スピードが違うことが当たり前」であることを念頭に置き、時には1人ひとりに合わせて指導方法を変えることも大切です。
積極的に交流する
新入社員教育で最も重要なのは「新入社員が質問しやすい環境を作ること」です。
教育担当者に笑顔がなかったり、淡々と仕事を教えるだけでは、分からないことがあっても「聞きづらい」と感じさせてしまう可能性があります。
そのため、明るく接することはもちろん、こちらから積極的に交流を図り、良好な関係を築いていくことが大切です。
時には業務以外の話題も交えながら指導をすることで、お互いの人となりが分かり、信頼関係を構築しやすいでしょう。
厳しさと優しさのメリハリをつける
指導を行う際は、厳しさと優しさのバランスを保ちましょう。
教育担当者は、新入社員にとって「頼りになる存在」となるために、時には厳しく指導する必要があります。
そのような場面では、決して感情的にはならず、冷静な態度で指導にあたることが重要です。
教育担当者が「怒り」や「呆れ」などの感情を出してしまうと、新入社員が萎縮したり、仕事への苦手意識を持ってしまう可能性があります。
また、できていない部分ばかりを指摘するのではなく、成長した部分はしっかりと褒め、優しくフォローすることが大切です。
自分も成長する機会だと捉える
入社したての新人は、慣れない仕事も多く、失敗がつきものです。
人にはそれぞれ得意不得意があるため、自分自身に合った方法で教えても、全員に同じように有効になるわけではありません。
繰り返し教えても、業務内容や作業手順をなかなか理解してもらえないこともあるでしょう。
そのような場合に、指導方法を見直すのは良いことですが「教育係である自分が悪い」と責めると、自分も新入社員もくじけてしまう原因になります。
思うように成長しなくても自分を責めず、新入社員と共に自らも成長するという心構えで前向きに取り組みましょう。
新入社員を教育する際の流れ・ステップ
ここからは、新入社員を教育する際の流れについて解説します。
- 仕事の目的や全体像を示す
- 業務内容を具体的に説明する
- 業務を実演して見せる
- 新入社員に業務をやってもらう
- 評価とフィードバック伝える
- 復習の時間を設ける
大まかな流れを理解し、自社の新人教育に役立ててください。
1.仕事の目的や全体像を示す
まずは、仕事の目的や全体像を説明しましょう。
目的や背景が見えないと「何のための業務なのか」が不明瞭になり、与えられた業務をただこなすだけになってしまいます。
「今取り組んでいる仕事はどんな意味を持つのか」を説明することで、単なる作業ではなく、仕事の意義や責任感を持って業務を進められるでしょう。
また、新入社員に任せる業務だけでなく、会社や部署などの広い範囲で全体像を説明すると、さらに目的を把握しやすくなります。
2.業務内容を具体的に説明する
業務の全体像を説明したら、作業方法や手順を示します。
曖昧な伝え方は避け、具体的で端的な説明をするよう心掛けましょう。
教育係にとっては当たり前に思えることでも、新入社員は知らない可能性があるため、細かい部分まで詳しく説明することが大切です。
また、業務内容を説明しながら、注意点もあわせて伝えると二度手間になりません。
質問の時間を設けるなどして、新入社員が正しく理解しているかを確かめながら進めていきましょう。
3.業務を実演して見せる
業務内容は言葉で説明されただけでは理解しきれなかったり、イメージが湧かない場合があるため、口頭説明だけでなく実演して見せることが大切です。
実際の作業方法を見せることで、説明された内容が具体的に分かり、業務に対する理解を深められます。
例えばITエンジニアの場合は、パソコンの画面を見せながら一つ一つの作業を確認したり、業務で使用するツールを操作しながら説明すると良いでしょう。
新入社員が早期に業務を覚え活躍するためには、教育係の伝え方の工夫も必要です。
4.新入社員に業務をやってもらう
教育係から新入社員へ業務内容を説明するだけでなく、新入社員自らに考えさせる機会を作ることも大切です。
そのためには、一連の業務を新入社員1人でやってもらうことがおすすめです。
実際の業務を経験することで、説明を受けているだけでは気づけなかった発見があったり、疑問が出てくる場合があります。
実務をやってもらう際、やりきるためのサポートは必要ですが、手助けをしすぎないのがポイントです。
基本的には見守りながら正しく理解しているか確認しつつ、全く違う方向に進んでいる場合のみヒントを出して軌道修正を促しましょう。
5.評価とフィードバックを伝える
任せた仕事が終わった後は、必ず評価とフィードバックを行いましょう。
良かった点はしっかりと褒めて新入社員のモチベーションを高めつつ、改善点がある場合は具体的に伝えます。
改善点を明確にすることで「次に同じ作業をする際どうすればより良くなるのか」を考えるきっかけとなり、新入社員の成長スピードが早まるでしょう。
定期的なフィードバックを行うことで、新入社員自身の役割を自覚し、成長するきっかけにもなります。
6.復習の時間を設ける
新人教育では、意識的に復習の時間を設けることも大切です。
どれだけ丁寧に説明しても一度で全ての業務を完璧に覚えることは難しいため、復習の時間を作り、少しずつ着実に仕事を覚えてもらう必要があります。
その際、新入社員から質問を受けたり、こちらからアプローチしてみると良いでしょう。
新入社員の質問を聞くことで、業務に対する理解度を把握でき、今後の指導内容を調整しやすくなります。
新入社員への教育のポイントと注意点
新入社員の教育には、押さえておくべきポイントと注意点があります。
- 高すぎず低すぎない目標を設定する
- 専門用語を使わずわかりやすい言葉で伝える
- すべて細かく指示をしすぎない
- 一度に指導する内容を詰め込みすぎない
効果的な新人教育を行うためにも、参考にしてください。
高すぎず低すぎない目標を設定する
いつまでにどのくらいのレベルを達成するかの目標を定めることは、新入社員のモチベーションアップにも効果的です。
3ヶ月後、半年後、1年後…といったように、期間を区切って目標設定を行っても良いでしょう。
そして、定めた目標を会社や部署、チーム全体で共有することで、教育係以外の人も新入社員に対して声をかけやすくなります。
例えばITエンジニアの場合は、以下のような順序で目標を定めるのがおすすめです。
- ITの基礎知識や全体像を理解する
- プログラミング言語を習得する
- 現場で必須となるスキルの資格を取得する
目標を定める際は一緒に考え、新入社員1人ひとりの理解度や成長スピードに合わせて適切な目標設定を促しましょう。
専門用語を使わずわかりやすい言葉で伝える
説明の際は、専門用語や社内用語などを使わず、新入社員が理解できる単語で伝えるようにしましょう。
業界では当たり前に使用されている言葉であっても、新入社員にとっては意味が分からないことはよくあります。
また、社会人になったばかりの新入社員にとって、ビジネス用語も聞き馴染みがない場合が多いため注意が必要です。
新入社員が知っている言葉を使って、理解できているか反応を見ながら伝えていくことが大切です。
もし覚えてほしい用語や使った方が伝えやすい単語などがあれば、必ず意味を理解してもらってから使うようにしましょう。
すべて細かく指示をしすぎない
業務のやり方すべてを細かく指示をしすぎると、新入社員の自発的な行動を妨げる可能性があります。
きちんと指導することは大切ですが、全ての行動を指示する必要はないのです。
また「このやり方が一番効率いいから、同じようにやって」などと指示をするのも、あまり良いとはいえません。
教育の段階から新入社員それぞれのやり方を尊重し、自ら考える習慣と思考力を身に付けさせることで、会社の生産性アップに繋がるでしょう。
一度に指導する内容を詰め込みすぎない
一度に指導する内容を詰め込みすぎると、新入社員の思考はパンクしてしまいます。
単に業務を教えるだけでなく、新入社員の理解度に合わせて段階を踏みながら指導することが大切です。
「まずこれを覚えて、1人でこなせるようになったら次の工程に進もう」といったように、少しずつ経験を積ませていきます。
1つ1つの作業をしっかりと理解することで、新入社員の自信に繋がるだけでなく、今後自社の社員として働く上での確かな土台が出来上がるでしょう。
新入社員教育で抱えがちな課題と解決策
新入社員を教育する中で、教育係が抱えがちな課題とその解決策を紹介します。
- 教える内容が多く十分な時間を確保できない
- 自社の教育ノウハウが十分ではない
このような場合は、状況に応じて以下を検討することをおすすめします。
| 解決策 | メリット |
|---|
| マニュアルを作成する |
- どうしてもわからない点だけ質問が来るため、自分の仕事に集中しやすい
- 新入社員もマニュアルがある方が業務を進めやすい
|
| 外部の研修サービスを利用する |
- ITエンジニアなどの専門知識を必要とする場合に効果的
- 質の高い教育が可能
|
エンジニアなどの指導内容が多い新人教育の場合は、一から教えると膨大な時間がかかってしまいます。
そのため、マニュアルや研修によって基礎知識を身に付けてから、OJTを通して実務を教えていくのが効率的です。
自社に教育を行える人材が不足していたり、ノウハウが十分でない場合には、外部の研修サービスを利用することも検討しましょう。
まとめ
本記事では、新入社員研修における教育係の心得に加え、教育する際の流れや注意点などを解説しました。
新入社員研修は、多くの企業が実施しており、新入社員が企業で働く上での土台を作る大切な研修です。
そのため、自社に教育担当者として適切な人材がいない場合や、教育ノウハウが十分でない場合には、外部の研修サービスを活用しましょう。
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